Loi de Parkinson : mode d’emploi (gain de temps…et d’argent)
Initiée par Cyril Northcote Parkinson, historien et essayiste britannique, la Loi de Parkinson a été développée par celui-ci dans un article publié en 1955 dans The Economist.
Elle tire son origine des méandres de la bureaucratie et de l’étude du travail dans les administrations britanniques.
La loi de Parkinson affirme que tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti.
D’où le dicton satirique : « Le travail s’étale pour remplir le temps disponible pour son achèvement. »
En d’autres termes, si un manager fixe un délai d’une semaine à son assistant pour réaliser un travail, celui-ci mettra une semaine pour accomplir ce travail.
Si le même responsable lui accorde un délai plus important (un mois, par exemple), le collaborateur mettra un mois à le réaliser.
À partir de là, comment exploiter la loi de Parkinson dans votre quotidien ?
Que ce soit au travail ou dans la vie de tous les jours pour gagner plus de temps…et plus d’argent ?
C’est ce que nous allons voir ensemble dans cet article.
Soyez attentif.
1- Définition, origine et explication de la loi de Parkinson
La loi de Parkinson est de nos jours une référence dans le domaine du management. Elle est étroitement utilisée dans l’amélioration de la performance, de l’efficacité, et de la gestion efficiente des ressources…
En 1958, l’auteur de cette loi, ancien officier d’état-major de l’armée britannique pendant la Seconde Guerre mondiale, constata au sein de l’administration deux phénomènes :
- L’effectif de la fonction publique croissait à un rythme exponentiel, indépendamment du volume de travail attendu.
- Quand la taille d’une structure augmentait, son efficacité diminuait.
La loi de Parkinson intègre simplement trois principes fondamentaux :
- Le premier principe stipule que tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti (dilatation).
- Le deuxième principe se base sur le constat que la quantité de travail effectuée dans une organisation n’est pas pleinement en corrélation avec le nombre de ses effectifs. En effet, se sentant débordé par la charge de travail, un collaborateur a souvent tendance à solliciter l’embauchage de subordonnés plutôt que le recrutement d’un collègue de même niveau, lequel apparaît comme un potentiel rival. De plus, afin d’asseoir son autorité, il cherchera probablement à diviser le travail parmi ses subordonnés et à garder le rôle de coordinateur. Cette configuration crée des tâches nouvelles et un alourdissement de la chaîne de production. En plus, l’agrégation de ces nouvelles tâches implique le recrutement éventuel de nouveaux employés.
- Le troisième principe porte sur l’élasticité de la charge de travail. Une tâche qui aurait pu être effectuée par une seule personne est répartie sur deux employés ou plus, lesquels sont parfois mobilisés à temps plein.
La loi de Parkinson (tout comme la loi de Illich, qui stipule que « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative ») est souvent citée parmi les lois générales du temps au travail.
Par ailleurs, l’autre loi de Parkinson, la loi de futilité de Parkinson (selon laquelle « Les organisations donnent une importance disproportionnée à des questions futiles ») dénonce encore plus le fonctionnement d’une structure se concentrant sur des détails peu importants, donc futiles.
Quand on prend plus de temps à discuter ou échanger sur des questions sans intérêt que sur l’intérêt du projet en lui-même, on perd un temps précieux (et des ressources) qu’on aurait pu allouer à quelque chose de plus important.
2- Exemples d’application concrets de la loi de Parkinson
Maintenant qu’on a défini la loi de Parkinson, voyons ensemble comment vous pouvez en tirer profit dans votre vie de tous les jours :
2-1 Gestion du temps
Cette application de la Parkinson’s Law permet de travailler moins et mieux.
En gérant mieux son temps.
Voici comment :
2-1-1 Définir ses objectifs
Pour pouvoir mieux gérer son temps, la première chose à faire est de définir ses objectifs.
Avoir une ligne conductrice est en effet utile pour savoir ce qui compte vraiment et pouvoir définir les priorités.
Parfois, on rentre épuisé du travail sans vraiment sentir qu’on a accompli quelque chose…
Ça s’explique par le fait que 80% des tâches qu’on effectue ne sont pas sur notre ligne directrice, voire ne contribuent nullement à l’atteinte de nos objectifs.
Par moment, ceci est favorisé par des emails qui nous interrompent, des échanges peu positifs (et surtout peu productifs) entre collègues au bureau, des réunions imprévues… Il peut aussi s’agir des tâches non importantes qu’on pourrait déléguer à d’autres personnes.
Le processus de détermination des objectifs et des cibles permet de choisir où on veut aller.
2-1-2 Planifier et prioriser ses tâches
Planifier ses tâches et les prioriser est une étape cruciale qui permet de déceler les 20% des tâches sur lesquelles on devrait concentrer ses efforts.
En effet, le temps qu’on prend au début pour planifier le travail n’est jamais un temps perdu.
Au contraire, cela permet de gagner du temps à terme.
Car cela permet d’allouer son temps aux questions les plus importantes (qui ne sont pas forcément les plus urgentes).
C’est pourquoi dans le but d’être efficace et de réduire autant que possible le stress, on devrait être capable de distinguer ce qui est urgent de ce qui est important.
2-1-3 Déléguer efficacement
Déléguer consiste à charger quelqu’un d’une fonction ou d’une mission, tout en transmettant son pouvoir. Voici quelques raisons qui justifient une délégation de pouvoir :
- l’intéressé n’a pas assez de temps pour suivre le projet
- l’intéressé a d’autres priorités à gérer
- l’intéressé coordonne plusieurs projets de front
Malheureusement, beaucoup de professionnels ont du mal à déléguer et préfèrent tout faire par eux-mêmes : à ce moment-là, l’efficacité en prend un coup.
Pour déléguer efficacement, la première chose à faire est de commencer par définir ce qu’il faut (et ce qu’on peut) déléguer, en passant en revue les tâches et activités de routine.
On choisit ensuite les personnes à qui déléguer.
2-1-4 Savoir dire non quand il le faut
Accepter une tâche alors qu’on sait être dans l’impossibilité d’obtenir des résultats probants peut conduire à d’énormes problèmes.
Ne pas savoir dire non au travail ou dans sa vie privée est souvent source de frustrations, gène, perte de la confiance d’autrui…
Et surtout de perte de temps.
2-2 Efficacité
Il s’agit ici de fixer des échéances réalistes et raisonnables pour la réalisation des tâches puis de faire des points réguliers.
Plus précisément de :
- Déterminer le point de départ d’une activité. Noter et fixer le point de départ d’une action sur une liste ou son agenda permet de passer de l’intention à l’action. Ensuite, il faut respecter ce point de départ, tel qu’il a été fixé. Par exemple, entamer ses réunions à l’heure prévue, ne pas attendre les retardataires.
- Déterminer la fin d’une activité.
- Allouer à chaque activité le temps qui semble nécessaire : organisation d’une réunion ou d’un rendez-vous, réalisation d’un projet ou préparation d’un contrat.
2-3 Productivité
La Loi de Parkinson oblige en quelque sorte à se concentrer sur ce qu’on doit faire.
En prenant conscience qu’on a un temps limité pour le faire, on s’active sérieusement.
2-3-1 Fixer un délai avant d’entamer une tâche
Si on se donne une semaine pour effectuer une tâche donnée, cette tâche sera probablement faite en une semaine.
Concernant les emails qui prennent souvent beaucoup de temps à consulter : si vous vous fixez 30 minutes par jour, vous y passerez certainement 30 minutes par jour.
2-3-2 Déterminer chaque jour à l’avance son planning de travail
Il semble y avoir toujours plus de travail à faire, n’est-ce pas ?
En fait, la solution ici n’est pas de travailler jour et nuit. Elle consiste plutôt à se fixer un temps de travail, puis réaliser le maximum dans ce temps imparti.
Il est important toutefois de prioriser : c’est là aussi que la loi de Pareto intervient.
La loi de Pareto, qu’on appelle également principe des 80-20, stipule que 80% des effets sont le produit de 20% des causes. Donc, 20% des tâches que l’on réalise apportent 80% des résultats. D’où l’importance de bien prioriser les tâches, puis fixer un délai.
2-3-3 Cas pratique
Au fur et à mesure de la mise en œuvre de ce principe au sein de votre organisation, notez les tâches (ou plutôt passe-temps) futiles qui occupent du temps, comme la lecture de courriels, les coups de fil non professionnels, le flux de réseaux sociaux…
Ces passe-temps sont considérés comme de véritables fléaux dans monde de la productivité. Ils peuvent vous bouffer une part substantielle de votre temps, et à terme vous rendre la vie difficile.
Limitez au maximum le temps que vous y passez.
Par exemple, au lieu de lire tranquillement vos emails pendant 30 à 40 minutes au début de votre journée de travail, accordez-vous dix minutes et pas plus.
Mieux : n’accordez aucune attention à ces tâches tant que vous n’avez pas achevé tout ce qui figure sur votre planning de travail ce jour-là.
Ce qu’il faut retenir :
Nous avons retenu qu’en général, le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.
En d’autres termes, que l’on donne peu ou beaucoup de temps à un employé pour réaliser une mission donnée, celle-ci sera faite dans le temps imparti.
Il appartient donc au manager de trouver le temps adéquat afin d’éviter précipitation, stress, ou ralentissement (lequel casserait le rythme de travail et impacterait la productivité).
Pour l’entrepreneur, il est recommandé de commencer par réaliser un tri des activités que l’on a à faire dans une journée.
Mettez en haut de votre planning celles que vous considérez comme les plus difficiles ou les moins agréables.
L’idée ici est de hiérarchiser vos priorités puis de les intégrer au planning.
Ensuite, définissez une durée restreinte pour les accomplir.
On ne s’en rend pas forcément compte, mais nous appliquons la loi de Parkinson tout au long de notre vie.
Ça commence dès notre jeunesse quand nous sommes élèves ou étudiants.
Et ça se poursuit au quotidien, au sein des organisations et des entreprises dans lesquelles on évolue.
Il ne tient qu’à nous d’en tirer profit pour gagner plus de temps…et plus d’argent.
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Xavier
